Sistem Penyimpanan Kearsipan

Sistem Penyimpanan Kearsipan

A.  Tujuan Sistem Penyimpana Kearsipan

Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip disini adalah untuk mempermudah dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip/dokumen ketika dibutuhkan nantinya.

B. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad, menyusun subjek ini dalam urutan A sampai Z. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor. Untuk dapat menyusun nam-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar. Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan. Standar tentang peraturan dimaksud telah ada, sehingga satiap organisasi tidak perlu bersusah payah menentukan lagi peratiran yang diperlukan, karena hal ini tidak merupakan yang mudah.

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah. Untuk dapat melaksanakan sistem subyek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang padaa umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. .

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

Untuk menentukan filling sistem geografis ini juru arsip dapat mempergunakann nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok itu dapat dikembangakan menjadi masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di daerah wilayah itu, dan selanjutnya baru dpat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di daerah wilayah itu.

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

Sistem nomor ini biasa dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang profesional tertentu, seperti misalnya Kantor Akuntan, Kantor Pengacara, Kantor Kontraktor, dll. Sistem nomor ini merrupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah seperti pada sistem subyek, baru kemudian diberi nomor di belakangnya.

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau

sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Sumber :

Barthos, Dra. Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Madiana, Dra Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.Bandung:      Amico 

Read More

Tujuan Kearsipan

Tujuan Kearsipan

A. Tujuan Kearsipan

Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.

Tujuan kearsipan negara atau pemerintah adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan peyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Sebagai realisasi penerapan tujuan tersebut maka disetiap kantor, hendaklah dalam pelaksanaan kearsipan harus :

1.      menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan

2.      menyimpan surat setiap diperlukan

3.      mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalh yang diperlukan sebagai pelengkap.

B. Tujuan Pengurusan arsip

1.      Pengertian pengurusan arsip :

Pengurusan arsip adalah rangkaian kegiatan teknis kearsipan yang sistematis meliputi: penelitian, pengolahan, penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

Tujuan pengurusan arsip adalah:

a.  agar arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat

b. mendayagunakan arsip sebagai sumber informasi dan berkas kerja

c. menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi

d. menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.

2. Pengertian perlindungan arsip :

Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).

Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :

•      Tidak hilang,

•      Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab,

•      Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi,

•      Tidak cepat / mudah rusak.

 Sumber :

http://dian4nggraeni.wordpress.com/2010/05/26/tujuan-dan-prosedur-kearsipan/

Madiana, Dra Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.Bandung:      Amico 

Read More

Arsip dan Kearsipan

Arsip dan Kearsipan

A.   Pengertian Arsip

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik baik dalam bentuk gambar maupun keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.
1. Menurut Para Ahli

a)      The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

b)      Prajudi Admosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

·     wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainyayang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip.

·         kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikroflim, dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

·         setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen, dan sebagainya.

2. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya

4. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B.  Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Sumber :

Barthos, Dra. Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
 http://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/02/10/arsip-dan-kearsipan/

Madiana, Dra Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.Bandung:      Amico 

Read More