Tujuan Kearsipan

Tujuan Kearsipan

A. Tujuan Kearsipan

Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.

Tujuan kearsipan negara atau pemerintah adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan peyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Sebagai realisasi penerapan tujuan tersebut maka disetiap kantor, hendaklah dalam pelaksanaan kearsipan harus :

1.      menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan

2.      menyimpan surat setiap diperlukan

3.      mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalh yang diperlukan sebagai pelengkap.

B. Tujuan Pengurusan arsip

1.      Pengertian pengurusan arsip :

Pengurusan arsip adalah rangkaian kegiatan teknis kearsipan yang sistematis meliputi: penelitian, pengolahan, penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

Tujuan pengurusan arsip adalah:

a.  agar arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat

b. mendayagunakan arsip sebagai sumber informasi dan berkas kerja

c. menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi

d. menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.

2. Pengertian perlindungan arsip :

Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).

Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :

•      Tidak hilang,

•      Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab,

•      Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi,

•      Tidak cepat / mudah rusak.

 Sumber :

http://dian4nggraeni.wordpress.com/2010/05/26/tujuan-dan-prosedur-kearsipan/

Madiana, Dra Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.Bandung:      Amico