Sistem Penyimpanan Kearsipan

Sistem Penyimpanan Kearsipan

A.  Tujuan Sistem Penyimpana Kearsipan

Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip disini adalah untuk mempermudah dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip/dokumen ketika dibutuhkan nantinya.

B. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad, menyusun subjek ini dalam urutan A sampai Z. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor. Untuk dapat menyusun nam-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar. Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan. Standar tentang peraturan dimaksud telah ada, sehingga satiap organisasi tidak perlu bersusah payah menentukan lagi peratiran yang diperlukan, karena hal ini tidak merupakan yang mudah.

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah. Untuk dapat melaksanakan sistem subyek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang padaa umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. .

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

Untuk menentukan filling sistem geografis ini juru arsip dapat mempergunakann nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok itu dapat dikembangakan menjadi masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di daerah wilayah itu, dan selanjutnya baru dpat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di daerah wilayah itu.

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

Sistem nomor ini biasa dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang profesional tertentu, seperti misalnya Kantor Akuntan, Kantor Pengacara, Kantor Kontraktor, dll. Sistem nomor ini merrupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah seperti pada sistem subyek, baru kemudian diberi nomor di belakangnya.

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau

sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Sumber :

Barthos, Dra. Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Madiana, Dra Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.Bandung:      Amico