Senin, 21 April 2014
Sistem Penyimpanan Kearsipan
Sistem
Penyimpanan Kearsipan
A. Tujuan Sistem
Penyimpana Kearsipan
Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip disini adalah
untuk mempermudah dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip/dokumen ketika
dibutuhkan nantinya.
B. Sistem kearsipan yang sesuai dengan
teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad
(Alphabetic Filling System)
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan abjad, menyusun subjek ini dalam urutan A sampai Z. Sistem ini dapat menggunakan abjad
nama orang, organisasi / kantor. Untuk dapat menyusun nam-nama ini maka
diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar.
Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua
anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan. Standar
tentang peraturan dimaksud telah ada, sehingga satiap organisasi tidak perlu
bersusah payah menentukan lagi peratiran yang diperlukan, karena hal ini tidak
merupakan yang mudah.
2) Kearsipan sistem Subjeck (
Subjeck filling system )
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan
dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah. Untuk dapat
melaksanakan sistem subyek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih
dahulu masalah-masalah apa yang padaa umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat
setiap harinya. .
3) Kearsipan sistem, wilayah (
Geographic Filling system)
Untuk menentukan filling sistem
geografis ini juru arsip dapat mempergunakann nama daerah wilayah untuk pokok
permasalahan, dimana pokok itu dapat dikembangakan menjadi masalah yang dalam
hal ini adalah kota-kota yang berada di daerah wilayah itu, dan selanjutnya
baru dpat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau
nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di daerah wilayah itu.
4) Kearsipan sistem nomor (
Numeric filling system)
Sistem nomor ini biasa dipergunakan
oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang profesional tertentu,
seperti misalnya Kantor Akuntan, Kantor Pengacara, Kantor Kontraktor, dll.
Sistem nomor ini merrupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum
menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus
membuat daftar kelompok masalah seperti pada sistem subyek, baru kemudian
diberi nomor di belakangnya.
5) Kearsipan sistem tanggal
(chronological filling system)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur
berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah
tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari,
tahun 1990. atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal
26
Sumber :
Barthos, Dra. Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Madiana, Dra
Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat
dan Dokumen Kantor.Bandung:
Amico
Minggu, 20 April 2014
Tujuan Kearsipan
Tujuan Kearsipan
A. Tujuan Kearsipan
Mengarsip
atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari
kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah
apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita
dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan
baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.
Tujuan kearsipan negara atau pemerintah adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
peyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Sebagai realisasi penerapan tujuan tersebut maka disetiap kantor, hendaklah
dalam pelaksanaan kearsipan harus :
1. menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama
diperlukan
2. menyimpan surat setiap diperlukan
3. mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai
sangkut-paut dengan suatu masalh yang diperlukan sebagai pelengkap.
B.
Tujuan Pengurusan arsip
1. Pengertian pengurusan arsip :
Pengurusan
arsip adalah rangkaian kegiatan teknis kearsipan yang sistematis meliputi:
penelitian, pengolahan, penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, dan penyusutan
arsip.
Tujuan
pengurusan arsip adalah:
a. agar arsip dapat ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat
b. mendayagunakan arsip sebagai
sumber informasi dan berkas kerja
c.
menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi
d. menghemat ruangan, peralatan,
dan perlengkapan.
2. Pengertian perlindungan arsip :
Perlindungan
arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang
terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip)
sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan
perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
• Tidak hilang,
• Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab,
• Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu
untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi,
• Tidak cepat / mudah rusak.
Madiana, Dra Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.Bandung: Amico
Struktur Kurikulum SMK AP
STRUKTUR
KURIKULUM
SMK PASUNDAN 1 KOTA BANDUNG
TAHUN
PELAJARAN 2013-2014
BIDANG KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAJEMEN
PROGRAM KEAHLIAN : ADMINISTRASI
PAKET
KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN
|
MATA PELAJARAN
|
KELAS
|
||||||
|
X
|
XI
|
XII
|
|||||
|
1
|
2
|
1
|
2
|
1
|
2
|
||
|
Kelompok
A (Wajib)
|
|||||||
|
1
|
Pendidikan
Agama dan Budi Pekerti
|
3
|
3
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
2
|
Pendidikan
Pancasila dan Kewarganegaraan
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
3
|
Bahasa
Indonesia
|
4
|
4
|
4
|
4
|
4
|
4
|
|
4
|
Matematika
|
4
|
4
|
4
|
4
|
4
|
4
|
|
5
|
Sejarah
Indonesia
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
6
|
Bahasa
Inggris
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
Kelompok
B (Wajib)
|
|||||||
|
7
|
Seni
Budaya
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
8
|
Prakarya
dan Kewirausahaan
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
9
|
Pendidikan
Jasmani, Olah Raga & Kesehatan
|
3
|
3
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Kelompok
C (Kejuruan)
|
|||||||
|
C1.
Dasar Bidang Keahlian
|
|||||||
|
10
|
Pengantar
Ekonomi dan
Bisnis
|
2
|
2
|
2
|
2
|
-
|
-
|
|
11
|
Pengantar
Akuntansi
|
2
|
2
|
2
|
2
|
-
|
-
|
|
12
|
Pengantar Administrasi Perkantoran
|
2
|
2
|
2
|
2
|
-
|
-
|
|
C2. Dasar Program Keahlian
|
|||||||
|
13
|
Otomatisasi
Perkantoran
|
6
|
6
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
14
|
Korespondensi
|
5
|
5
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
15
|
Kearsipan
|
4
|
4
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
16
|
Simulasi
Digital
|
3
|
3
|
||||
|
C3. Paket Keahlian
|
|||||||
|
17
|
Administrasi
Kepegawaian
|
5
|
5
|
6
|
6
|
||
|
18
|
Administrasi
Keuangan
|
4
|
4
|
5
|
5
|
||
|
19
|
Administrasi
Sarana dan Prasarana
|
4
|
4
|
6
|
6
|
||
|
20
|
Administrasi
Humas dan Keprotokolan
|
5
|
5
|
7
|
7
|
||
|
Muatan
Lokal
|
|||||||
|
21
|
Bahasa
Sunda
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
22
|
Pendidikan
Lingkungan Hidup (PLH)
|
1
|
1
|
1
|
1
|
||
|
TOTAL
|
51
|
51
|
51
|
51
|
50
|
50
|
|
Sumber :